W myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego pracownik oddelegowany to osoba, która jest wysłana przez swojego pracodawcę do innego państwa członkowskiego w sytuacji gdy nadal istnieje bezpośredni związek między pracownikiem i pracodawcą. To dzięki swobodzie świadczenia usług transgranicznych przedsiębiorstwo mające siedzibę w jednym kraju członkowskim np. w Polsce, może świadczyć usługi w innym kraju członkowskim i w tym celu czasowo przemieszczać do tego kraju swoich pracowników. Zgodnie z treścią obowiązującej Dyrektywy 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, delegowanie pracowników może wystąpić w trzech przypadkach:

• Realizacji usługi - w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym, a odbiorcą usług działającym w danym państwie członkowskim, przedsiębiorstwo deleguje swoich pracowników na stale u siebie zatrudnionych do realizacji tej usługi pod swoim kierownictwem.
• Przeniesienie wewnątrz przedsiębiorstwa - przedsiębiorstwa delegują pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego.
• Agencja pracy tymczasowej - agencje pracy tymczasowej użyczają pracownika tymczasowego przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium jednego z państw członkowskich.

• maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;
• minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych;
• minimalne stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny;
• warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego;
• zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;
• środki ochronne stosowane w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
• równość traktowania mężczyzn i kobiet, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji.

Decydują o tym przepisy polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którymi podatki z tytułu wynagrodzenia za pracę będą płacone tylko w Polsce, jeśli:

• Pracownik pracuje i przebywa za granicą przez okres lub okresy nie dłuższe niż 183 dni w okresie 12 miesięcy.
• Wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w państwie, do którego pracownik został oddelegowany.
• Wynagrodzenie nie jest płacone przez firmę, którą pracodawca posiada w państwie oddelegowania pracownika.

W przypadku spełnienia wszystkich wymienionych powyżej warunków, wynagrodzenie pracownika oddelegowanego będzie opodatkowane w Polsce. Jeśli natomiast jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, wynagrodzenie za pracę będzie opodatkowane w tym kraju, do którego pracownik został oddelegowany. UWAGA: Pracownicy tymczasowi oddelegowani do pracy na terenie Niemiec, od pierwszego dnia pracy mają odprowadzany podatek do niemieckiego urzędu podatkowego.

Pracownik wykonujący pracę najemną w państwie członkowskim, powinien podlegać przepisom z zakresu zabezpieczenia społecznego obowiązującym w tym państwie. Nie ma w tym przypadku znaczenia, gdzie siedzibę ma pracodawca lub gdzie znajduje się miejsce zamieszkania pracownika. Aby pracownik mógł być delegowany za granicę i w okresie tego delegowania podlegać ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce, muszą zostać spełnione przez następujące warunki:

• Pracownik powinien podlegać ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia zdrowotnego w państwie, z którego ma zostać delegowany, przez okres co najmniej 30 dni bezpośrednio przed delegowaniem za granicę. Za podleganie ustawodawstwu (ubezpieczeniu) można przykładowo uznać:
  • podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu zatrudnienia jako pracownik na podstawie umowy o pracę,
  • podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu umowy cywilnoprawnej - umowy zlecenie,
  • podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu jako osoba prowadząca własną działalność gospodarczą,
  • podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS),
  • posiadanie statusu osoby bezrobotnej z prawem lub bez prawa do zasiłku,
  • zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny,
  • okres pobierania zasiłku chorobowego / rehabilitacyjnego z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych po ustaniu stosunku pracy,
  • posiadanie statusu emeryta / rencisty.
• Gdy warunki delegowania zostały spełnione, pracodawca może wystąpić do oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, właściwego ze względu na swoją siedzibę, o wydanie formularza A1. Zaświadczenie to potwierdza, że osoba wykonująca czasowo pracę za granicą podlega zabezpieczeniu społecznemu w Polsce.
• Gdy natomiast warunki do delegowania nie zostały spełnione, pracownik powinien zostać zgłoszony przez swojego pracodawcę do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w państwie, w którym wykonuje pracę.